Com foco no combate ao desperdício, a Secretaria de Estado de Administração e Gestão (Sead) implementou melhorias na gestão das contas de e-mail e outros aplicativos online usados por servidores de todas as secretarias. Em 12 meses, essa ação permitirá uma economia de R$ 224 mil ao Governo do Amazonas. Segundo a secretária da Sead, Inês Carolina Simonetti, em gestões anteriores, essas contas eram criadas sem critérios e de forma indiscriminada.
“Quando a atual gestão assumiu, em janeiro deste ano, havia 4 mil contas que não eram acessadas há mais de 180 dias, ou seja, há mais de seis meses. O servidor responsável pela conta sequer acessou a caixa de entrada para verificar se havia recebido algum e-mail novo”, explicou Inês Carolina.
A Sead enviou ofício a todos os órgãos para que eles confirmassem as contas em condições de serem inativas. Em situação inativa, a conta já deixa de gerar custo ao Estado. Não é possível enviar e receber novas mensagens, mas é permitido acessar e-mails já enviados e recebidos. Passado o prazo de 30 dias, a conta é totalmente desativada.
Até o momento, mais de 2 mil contas foram excluídas. Outras estão em análise. Cada uma deles custa ao Estado R$ 8,60 por mês. Essas contas, além do acesso ao e-mail, disponibilizam ao servidor uma espaço para armazenar arquivos por meio de uma conexão à internet – chamada de nuvem –, acesso ao pacote office – editor de texto, planilhas e arquivos de apresentação, por exemplo – e outras ferramentas.
“Além de combater o desperdício, essa medida que implantamos é estratégica para o Governo Estadual por que envolve a tecnologia da informação e comunicação. Isso aumenta a confiabilidade dos e-mails enviados pelo Governo, por isso, uso do e-mail institucional deve obedecer critérios, uma vez que o Estado espera reduzir ao máximo o uso de papel e as ferramentas digitais são alternativas para isso”, explicou o secretário executivo de Gestão de Patrimônio e Gastos Públicos da Sead, Daniel Reis Armond de Melo.
Norma – Essa ação da Sead está alinhada com as ações do Conselho Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação do Amazonas (Cetic), que faz parte da estrutura do Governo do Estado. A atual gestão do Amazonas vai, em breve, normatizar a abertura de novas contas e o encerramentos das existentes. Uma proposta estudada é estabelecer que serão excluídas contas sem acesso no prazo de 90 dias.
Outra medida é restringir as contas individuas e definir contas departamentais ou setoriais, ou seja, serão evitadas contas de e-mail cujo nome do usuário seja o nome do servidor, como por exemplo:luiz@sead.am.govr.br. O ideal é que o nome do usuário seja o departamento, como:compras@sead.am.gov.br.
Outra medida a ser normatizada é que os órgãos informem a Sead qualquer caso de afastamento prolongado como licença maternidade e outros. Dessa forma, evitarão que contas sejam inativas de forma desnecessária.
