A Gestão de Documentos é definida pelo artigo 3º da Lei nº 8.159/91 (BRASIL, 1991), cujo conteúdo é parcialmente reproduzido pelo artigo 2º, inciso I, da Resolução CNJ nº 324/2020 da seguinte forma:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020a).
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A Gestão de Memória, disciplinada nos artigos 37 a 42, da Resolução CNJ n. 324/2020, é definida, no artigo 2º, inciso II, como:
[…] conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020a).
Além da importância para a própria instituição e para o exercício dos direitos daqueles que buscam a jurisdição, os documentos da Justiça do Trabalho têm papel fundamental em âmbito mais amplo, que é o do direito coletivo à memória.
O direito à memória significa não só criar condições para os pesquisadores realizarem suas pesquisas, mas também fornecer meios para a sociedade conhecer e reforçar sua identidade cultural. Sob esse aspecto, devem ser conservados e organizados de forma que possibilitem a pesquisa histórica.